Jak tworzyć spotkania w programie outlook naprawdę szybkim technikiem

Uwielbiam to lub nienawidzę, Microsoft Outlook jest nadal najczęściej używanym klientem poczty elektronicznej w organizacjach na całym świecie. Oznacza to, że jest to również prawdopodobnie najczęściej używana platforma do planowania spotkań i spotkań.

Teraz, gdy jest spotkanie, musi być związana z nim data i godzina. To, co mnie niepokoi w tym polu, to fakt, że nie wszystkie spotkania wymagają harmonogramu na daty bezwzględne. Czasami musimy pracować z datami referencyjnymi. Na przykład tydzień od dzisiaj lub coś takiego jak drugi wtorek sierpnia.

Co robisz w takich scenariuszach? Prawdopodobnie przechodzisz przez kalendarz, sprawdzasz dokładną datę, a następnie dokonujesz wyboru. Nie uważasz, że to duży wysiłek? Wierzę, że tak jest i dlatego pokażę ci łatwiejsze i lepsze sposoby.

Sztuczka polega na tym, że Outlook może przyjmować język naturalny jako dane wejściowe do wszystkich pól daty. Narzędzie rozumie twoje zapytania i inteligentnie konwertuje je na datę. I niewielu użytkowników programu Outlook wie o tym.

Przykład 1

Chcę zaplanować spotkanie w tygodniu od dzisiaj, gdzie dziś jest 04/24/2014. Spójrz na moje dane wejściowe i wynik po naciśnięciu klawisza Enter.

Przykład 2

Kiedy chcę 2-go wtorku w sierpniu, właśnie to zamierzam napisać. Zauważ, że możesz napisać drugi zamiast ^drugiego. Możesz także używać skrótów dziennych i miesięcznych, takich jak Mon, Tue, Wed… i Jan, Feb, Mar…

Przykład 3

Outlook rozumie również święta, które przypadają na ten sam dzień każdego roku. Co ciekawe, możesz użyć ich jako odniesień. Chcę zorganizować spotkanie na tydzień przed świętami Bożego Narodzenia i to właśnie zamierzam zrobić.

Kilka słów kluczowych do zapamiętania

Powyższe trzy są tylko przykładami. Pytania do języka naturalnego, które można zbudować, nie mają końca. Oto kilka słów kluczowych ułatwiających uczenie się:

• dzisiaj Jutro wczoraj
• pojutrze
• dzień, tydzień, miesiąc, rok
• przed, po, od
• teraz, następny, ostatni

Mam nadzieję, że słowa kluczowe są oczywiste. Jeśli nie, sugeruję wypróbowanie ich zamiast zapamiętywania na pamięć.

Połącz zapytania

Zapytania, które piszesz, nie mają charakteru atomowego. Oznacza to, że możesz wprowadzać wiele rzeczy naraz. Jak 2 tygodnie 3 dni od dzisiaj.

Oszczędzaj więcej czasu

Pisanie randki w języku naturalnym wydaje się łatwe, prawda? Ale możesz zaoszczędzić trochę czasu, znając te skróty: -

• y na rok
• mo na miesiąc
• w na tydzień
• d na dzień

Co więcej, możesz użyć symbolu +, aby dodać dni. Tak więc 3 dni po Bożym Narodzeniu można zapisać jako 12/25 + 3d. Albo możesz po prostu napisać 12/25 3d. Spróbuj czegoś takiego poniżej: -

Uwaga: Nie możesz użyć znaku minus (-) dla tego samego, tak jak użyłeś +. Zawsze będziesz musiał użyć wcześniej.

Wniosek

Chciałbym również użyć wiersza tematu z moich istniejących spotkań jako punktów odniesienia. Spróbowałem kilku pytań i przedstawiłem różne podejścia. To nie działa. Niemniej jednak badania będą kontynuowane. Jeśli zdarzy ci się znaleźć rozwiązanie tego, podziel się nim. W GT chcemy nauczyć się jak najwięcej, dzieląc się tym, czego się uczymy.