Dlaczego IT powinien zacząć wyrzucać dane?

Może to być koszmar związany z przechowywaniem: biorąc pod uwagę rosnące wymagania prawne i kluczową rolę, jaką elektroniczne rejestry obecnie odgrywają w procesach sądowych, niektóre przedsiębiorstwa zapisują każdy posiadany przez siebie plik danych, aby być bezpiecznym. Jako wskaźnik zapotrzebowania na pamięć masową, IDC twierdzi, że całkowita ilość wysłanych dysków w zeszłym roku wzrosła o 40,5 procent w porównaniu z 2007 r.

Oczywiście, nośniki pamięci stają się coraz tańsze. Według danych IDC koszt gigabajta pamięci dyskowej spadł o ponad 27 procent w latach 2007-2008. Jednak wraz z rosnącymi wymaganiami dotyczącymi pamięci dla przeciętnych przedsiębiorstw, utrzymanie ich na zawsze może stworzyć długoterminowe wyzwania związane z zarządzaniem i doprowadzić do bólu głowy, gdy trzeba coś znaleźć. Analitycy, prawnicy i sprzedawcy twierdzą, że lepiej pozbyć się niektórych firm - ale robić to rozsądnie. W przypadku działów IT oznacza to planowanie, ostrożne wykonywanie i niezaliczanie go.

"Więcej firm jest wrażliwych na fakt, że nie możemy po prostu dalej zajmować się magazynowaniem w tej kwestii", mówi Rick Villars, analityk IDC. Nie można utrzymać trwałych, szybko rosnących magazynów danych z roku na rok - mówi. Firmy, które ratują wszystko, często są tymi, które nie są pewne, co trzeba zapisać lub usunąć, dodaje - znak, że przygotowuje się na kłopoty.

[Czytaj dalej: Najlepsze pudełka NAS do strumieniowego przesyłania multimediów i backup]

Oprócz ceny dysków, taśm, sieci i zarządzania, gromadzenie zbyt dużej ilości danych może powrócić do prześladowania firmy w przypadku pozwu. Koszt 1 miliona USD może pomóc w znalezieniu i skompilowaniu danych wymaganych w "e-Discovery", czyli procesie zbierania danych elektronicznych jako dowodu, mówi Andrew Cohen, wiceprezes ds. E-discovery i zgodności w EMC.

Ci, którzy zbadał ten dylemat zalecając szereg kroków, aby upewnić się, że firma nie oszczędza ani nie zagraża sobie poprzez niewłaściwe usuwanie informacji. Istnieją technologie, które mogą pomóc, ale wymagają także wkładu ludzi.

Problem z przechowywaniem danych Każda organizacja musi zapisywać informacje do własnych celów, takich jak pamięć instytucjonalna, wyszukiwanie i analiza transakcji, i tak dalej. Ponadto przepisy takie jak ustawa Sarbanes-Oxley oraz ustawa o przenośności i odpowiedzialności związanej z ubezpieczeniem zdrowotnym (HIPAA) wymagają, aby przedsiębiorstwa zapisywały pewne rodzaje treści przez określony czas. I więcej takich regulacji jest w toku, zauważa analityk Enterprise Strategy Group Brian Babineau. "Jeśli jesteś w biznesie, zostaniesz w jakiś sposób uregulowany" - mówi.

Ale przechowywanie informacji wiąże się z ryzykiem: E-odkrycie żądań w procesach sądowych naraża dane firmy i zarządzanie danymi do bliższej analizy. Im więcej przechowujesz, tym więcej mogą zażądać, zwiększając szanse na szkodliwe odkrycia. Ale jeśli twoje zasady przechowywania i usuwania informacji nie są rygorystyczne i spójne, możesz stracić korzyści wynikające z wątpliwości co do tego, dlaczego niektóre informacje są niedostępne.

W niektórych przypadkach przepisy określają, co musisz zrobić, ale często powie ci tylko minimum, które musisz zrobić lub, w przypadku Federalnych Reguł Postępowania Cywilnego, dostarczyć wytyczne, jak podejmować decyzje dotyczące magazynowania, ale nie przepisywać ich.

Niektóre firmy, które od wielu lat musiały przestrzegać przepisów dotyczących danych mają wydziały specjalizujące się w zarządzaniu dokumentacją, które rozpoczęły się od złożonych kartek papieru. Ponieważ przepisy są zwykle skomplikowane i różnią się w zależności od kraju, eksperci często mają grubą instrukcję wymagań dla różnych typów danych, których nie można łatwo przetłumaczyć na zestaw procedur przeprowadzanych przez dział IT.

Zacznij od analiza pamięci masowej, a nie technologia przechowywania lub procedury Pierwszym krokiem jest ustalenie, jakie dane mają być przechowywane, a następnie jakie są sposoby, aby je zachować. IT może odgrywać kluczową rolę, używając oprogramowania do analizy danych, mówi Babineau. Firmy takie jak Exterro, Vivisimo, Autonomy i Digital Reef sprzedają oprogramowanie, które pomaga określić, jakie dane firma ma i jak jej pracownicy zazwyczaj używają tych danych. Informacje te mogą pomóc w podjęciu decyzji o tym, co powinno zostać zebrane i zatrzymane, zarówno w celach prawnych, jak i korporacyjnych.

Działy informatyczne mogą i powinny dopracować swoje zasady przechowywania, aby zminimalizować to, ile muszą przechowywać, mówi analityk Forrester Research, Andrew Reichman. Można na przykład podzielić populację użytkowników na kategorie, takie jak kierownictwo, pracownicy zaplecza i osoby zajmujące się własnością intelektualną firmy, i traktować wiadomości e-mail w inny sposób. Ale to musi być zrobione z precyzyjną, spójną polityką, która ma być prawnie możliwa do obrony, mówi.

"Im więcej możesz oddzielić mały fragment danych, który jest naprawdę wrażliwy od reszty danych, które nie są wrażliwe, koszty będą znacznie niższe ", mówi Reichman.

Ale w końcu, technologia nie może dla ciebie napisać polityki. "Musi nastąpić spotkanie umysłów między działem IT a urzędnikami ds. Zgodności", mówi Babineau.

Proces ten może być trudny, ponieważ obie grupy zasadniczo mówią różnymi językami. Administratorzy IT mają tendencję do patrzenia na trochę danych w oparciu o aplikację lub dział, z którym jest związany, podczas gdy menedżerowie dokumentacji mogą myśleć o tym w kategoriach własności intelektualnej lub innych pojęć. Przygotowanie ich do wspólnej pracy jest wyzwaniem organizacyjnym, które niektórzy rozwiązali poprzez połączenie grup, podczas gdy inne firmy mają ekspertów od nagrań, którzy doradzają zespołowi IT, mówi Villars z IDC.

Nie należy mylić kopii zapasowych i archiwizacji Po zespoły zjednoczyły się, by tworzyć polityki, dobrym pomysłem jest oddzielenie kopii zapasowej od archiwizacji - mówi Babineau z ESG. Celem kopii zapasowej jest zrobienie kopii wszystkiego, aby firma mogła powrócić na nogi po nieoczekiwanej utracie danych. "W jakiś sposób przerobiliśmy to na" To świetny sposób na zapisywanie danych "- mówi.

System kopii zapasowych nie ma szczegółowej kontroli potrzebnej do zapisania niektórych typów informacji przez krótki czas, a inne przez dłuższy czas., on mówi. Na przykład, jeśli jakiś rekord biznesowy musi być zapisany przez siedem lat, niewłaściwe miejsce jego zapisania znajduje się na taśmie zapasowej z 55 000 innych plików.

"Jeśli chcesz zapisać rekord biznesowy przez siedem lat, aby zaoszczędzić 55 000 plików przez siedem lat "- mówi Babineau. A korzystanie z oddzielnych procesów tworzenia kopii zapasowych dla typów danych o różnych wymaganiach dotyczących przechowywania danych jest kosztowne i skomplikowane, dodaje.

Archiwizacji należy używać wyłącznie do selektywnego przechowywania informacji przez określony czas. Odseparowany od tworzenia kopii zapasowych i przeprowadzany za pomocą specjalistycznych narzędzi, proces przebiega sprawniej i zapobiega zapisywaniu zbyt dużej lub zbyt małej ilości informacji, mówi Babineau. IBM, Symantec i inne oferują osobne aplikacje analizujące dane do tworzenia kopii zapasowych i archiwizacji w oparciu o zasady, a CommVault oferuje pojedyncze narzędzie, które może oddzielać kandydatów do tworzenia kopii zapasowych i archiwizowania.

Rozwiązanie problemu e-odkrycia jest trudne perspektywa e-odkrycia może stanowić trudniejszy problem do rozwiązania. E-odkrycie polega na tym, że jedna strona w procesie domaga się od drugiej elektronicznej dokumentacji o dowolnej liczbie rzeczy, które uważa za istotne dla sprawy. Zwykle największą część prośby o e-odkrycie stanowi e-mail z udziałem pracowników, którzy mogą być podłączeni do sprawy, ale wniosek może również zawierać dokumenty tekstowe, kod źródłowy lub inne rodzaje danych, mówi Wendy Curtis, specjalista e-discovery w Orrick Harrington & Sutcliffe.

Gdy tylko firma będzie mogła rozsądnie przewidzieć, że zostanie pozwana, ma obowiązek zatrzymać wszelkie zapisy dotyczące osób lub projektów związanych z zarzutami dotyczącymi pozwu. Oznacza to, że całe usuwanie tych danych musi się zatrzymać, nawet jeśli jest to rutynowe i automatyczne, mówi Curtis.

Dlaczego? Ponieważ, jeżeli powód poszukuje pewnych informacji poprzez e-odkrycie i dowiaduje się, że został oczyszczony po terminie, w którym nie powinien był, może to prowadzić do komplikacji, które niepotrzebnie zwiększają koszt postępowania sądowego lub nawet szkodzą sprawie firmy, mówi Curtis.

Strach przed tego rodzaju scenariuszem powoduje, że niektóre organizacje zapisują wszystkie swoje dane. Ale to niekoniecznie dobry pomysł, mówią Curtis i inni. Jeśli wszystko zostanie zapisane, znalezienie odpowiednich elementów staje się trudniejsze i droższe.

Zasadniczo, sądy nie będą marszczyć brwiami w sprawie usuwania zapisów, jeśli zrobiono to zgodnie z ustaloną polityką i harmonogramem - i gdyby firma nie miała powodu sądzić, że zostanie pozwana o coś związanego z tymi zapisami. "Prawo i sądy uznają bezpieczną przystań do niszczenia dokumentów zgodnie z dobrze ugruntowaną polityką, o ile firma nie była zaangażowana w spory sądowe lub nie przewiduje takich postępowań", mówi Curtis.

Jednak polityka ta musi być precyzyjna i list, dodaje. Jeśli dział IT zapytany jest, jak często usuwa on czyjś stary e-mail, "generalizacje to za mało", mówi. "To musi być dokładne." W firmach, które często są pozwane, takich jak firmy świadczące usługi finansowe, IT może potrzebować wypracować swoją politykę przechowywania we współpracy z prawnikami firmy, mówi.

E-Discovery to miejsce, w którym najlepiej zaplanowane są plany do danych, zgodnych z przepisami i stopniowo oczyszczających to wszystko można przerwać, mówi Cohen EMC. Na przykład firma może mieć trzyletni cykl czyszczenia, aby zachować zgodność z przepisami, które wymagają trzech lat przechowywania. Jeżeli pojawi się proces sądowy, a niektóre dokumenty muszą zostać objęte legalną blokadą - która trwa nieskończenie długo - firma musi być w stanie oddzielić je od reszty, aby mogła kontynuować swoją politykę oczyszczania. "Jeśli nie możesz odseparować tego, co jest legalnie wstrzymane, nigdy nie dostaniesz trzech lat", mówi Cohen.

Wszyscy główni dostawcy archiwum oferują narzędzia, które obiecują poradzić sobie z taką segregacją, aby można było nadal usuwać informacje nie podlegające e-odkrycie. Nie są nieomylni, ale większość może sprawdzić swoją pracę, mówi Babineau z ESG. Na przykład administrator może uruchomić analizę więcej niż jeden raz, a oprogramowanie dostarczy raport o wszelkich rozbieżnościach między wynikami.

Jak myśleć o sprzęcie i oprogramowaniu do przechowywania danych Gdy firmy zorientują się, że ich kopie zapasowe, przechowywanie oraz strategie i strategie e-Discovery, mogą rozpocząć badanie produktów - mówi Tim Stammers, analityk Ovum. Dokonując tych ocen produktów, powinni najpierw dowiedzieć się, jak szybko rosną ich potrzeby w zakresie pamięci masowej. Ponadto powinni pamiętać, że ceny pamięci masowej spadają, więc nie ma większego sensu kupować więcej niż obecnie potrzebują.

Ponadto powinni oni przyjrzeć się strategii deduplikacji danych, która eliminuje wspólne elementy dokumentów, które mają wiele kopii i może radykalnie zmniejszyć ilość potrzebnej mocy, zauważa Jennifer. I powinni rozważyć alternatywy dla wewnętrznego magazynu, takiego jak przechowywanie w chmurze, które może być bardziej ekonomiczne. Chociaż dyski będą z czasem coraz tańsze, pracownicy firmy, aby nimi zarządzać, tego nie zrobią, zauważa Stammers.

Firmy, które nie przeszły przez tego rodzaju pytania lub nie przestudiowały swoich zasad przechowywania, mogą dokonać złych wyborów i zakończyć inwestowanie w więcej miejsca niż potrzeba, Babineau mówi.