Pięć łatwych kroków do przejścia (prawie) bez papieru

To koniec między mną a moją szafą z plikami. Sześć szuflad pełnych martwych drzew. Całkowita waga: olbrzymi 194,7 funta papieru. Nie mogę wymyślić żadnego mniej użytecznego sposobu wykorzystania domowego biura, zwłaszcza gdy większość zawartości, po złożeniu, już nigdy nie zostanie dotknięta. Przygotowuję się również do ruchu, a myśl o pakowaniu, rozpakowywaniu i ponownym pakowaniu tego wszystkiego sprawiła, że ​​jeszcze bardziej chciałem zakończyć ten związek, pronto.

Wnętrze moich szafek na dokumenty, przed Wielką Czystką 2013

Moim celem niekoniecznie było pozbycie się każdego skrawka papieru (w niektórych przypadkach niemożliwość, jak to omówię), ale przynajmniej chciałem to wszystko złożyć w jedną szufladę na segregatory. Oto, jak to zrobiłem i Ty też możesz.

1. Przesiewaj i sortuj bezlitośnie

Przesiewanie prawie 200 funtów papierkowej roboty to herkulesowe zadanie, które zajęło mi większą część dwóch pełnych popołudni. Jeśli rozpoczynasz podobną misję, ten pierwszy krok jest z łatwością najtrudniejszą, ale także najbardziej satysfakcjonującą częścią procesu.

Pożegnaj się z dokumentami ostatniej dekady.

Oto niektóre z zabitych klejnoty z mojej osobistej ekspedycji archeologicznej:

• Pomysły na opowieści, które zapisałem dziesięć lat temu.
• Porozumienia pisarzy, które podpisałem w latach 90.
• Wpływy z przesyłek FedEx sprzed ponad ośmiu lat
• Umowa o nieujawnianiu, który wygasł w czerwcu 1991 r., aby przejrzeć laptopa Toshiba Libretto.
• Klipy i arkusze łez na kawałki, które napisałem od 1995 r. (Podczas gdy smutno było wyrzucić te rzeczy, wyniosły one prawie dziesięć funtów zgranych na stronach magazynu.)
• Odcinki wypłat z dawno minionych miejsc pracy
• Niekończące się pliki pełne oświadczeń od banków i firm inwestycyjnych. (Dlaczego te zawsze muszą mieć co najmniej pięć stron?)
• Wpływy z kart kredytowych.
• Powieść, którą napisałem, kiedy byłem nastolatkiem.
• Listy odrzucenia powieści.
• Wiele podręczników do produktu, w tym jeden do mojego dawno zapomnianego magnetowidu.

2. Oddaj natychmiast do recyklingu

Zaskoczyło mnie to, ile z tych rzeczy było kompletnym śmieciem. Co więcej, wiele "ważnych" pozycji - w tym wyciągi bankowe i rachunki za media - było teraz dostępnych online, dzięki czemu papierowe kopie (a nawet skany) z nich stały się zbędne. Większość banków i instytucji finansowych zapisuje oświadczenia przez co najmniej rok, a czasem trzymają się ich nawet do siedmiu. Wiedziałem, że wszystko, czego prawdopodobnie potrzebowałbym teraz, mógłbym uzyskać dostęp online na żądanie, a gdybym czegoś potrzebował, to w ciągu 12 miesięcy, dla celów podatkowych. Najważniejsze: nie musiałbym zapisywać tych rzeczy - ani musiałbym zeskanować dla potomności.

Wieże folderów wkrótce skurczyły się do dwóch porządnych stosów.

Rozsądne przycinanie Wszystko to spowodowało, że mój całkowity ładunek papieru spadł do około 30 funtów po zaledwie jednej rundzie przesiewania plików.

IRS

Pozostały dokumenty, które można było zeskanować, ale zastanawiałem się, czy wysiłek byłby tego wart. Czy moje podatki z 2006 r. Były czymś, co chciałbym jeszcze raz sprawdzić? Czy też utrzymanie tego pliku przez kolejny rok, dopóki nie wygaśnie obowiązkowa "zasada siedmioletnia"? Miałem też wiele dokumentów prawnych, o których wiedziałem, że powinienem zachować - zważywszy na wszystkie ich oficjalne pieczęcie, pieczęcie i podpisy - i które musiałem produkować w namacalnej formie w przeszłości. Ale nic z tego nie musiało wypełniać szuflady. Wyrzuciłem te dokumenty do skrzyni, która mogła bezpiecznie zbierać kurz w garażu, chyba że pojawiło się prawdziwe niebezpieczeństwo.

Druga runda przez "strażników" pozostawiła mnie z kilkoma kilogramami papierkowej roboty do załatwienia. Były to przede wszystkim akta medyczne, dokumenty drukowane na ponadwymiarowym papierze, niektóre dokumenty finansowe, do których nie miałem dostępu online, oraz dokumenty związane z zakupami nieruchomości i samochodów (które często przekazywane są w formie papierowej do następnego właściciela). Potem była legalna papierkowa robota, w tym dokumenty założycielskie dla mojej firmy i różne licencje biznesowe (takie jak te "NINIEJSZE OGŁOSZENIE MUSZĄ BYĆ WYMAGANE W PROMINCYSTYCE").

3. Teraz jest czas skanowania

Skanowanie było następnym krokiem i spędziłem sporo czasu próbując strategować. Skanowanie dokumentów do plików PDF jest oczywistym wyborem (szczególnie w przypadku oprogramowania OCR, które ułatwia wyszukiwanie), ale co dalej? Wiele osób lubi przechowywać swoje rzeczy w Evernote, ale gdy jestem wielkim fanem Evernote, nie sądziłem, że będzie to świetna opcja dla tych dokumentów.

Po pierwsze, nie były to dokumenty, które planowałem użyć na regularnie - lub naprawdę w ogóle - i nie chciałem zagracać Evernote (używam go do codziennych notatek i zarządzania zadaniami). Dla mnie czułem, że przechowywanie plików PDF w folderach na moim dysku twardym byłoby w porządku i, co ważniejsze, byłoby wolne od miesięcznych opłat za usługi online. (Usługi zarządzania dokumentami oparte na chmurze, takie jak eFileCabinet Online, kosztują co najmniej 20 USD miesięcznie.)

Przenośne skanery Doxie One

Liczne skanery - w tym Doxie i Neat - zostały zaprojektowane specjalnie w celu ułatwienia archiwizacji dokumentów, ale ja również nie czułem, że muszę wymyślić tu koło. System podawania dokumentów na moim Epson WF-3540 działa dobrze (i jest czymś, czego Doxie nie ma), i nie było powodu, dla którego nie byłby w stanie zmiażdżyć kilkuset stron rachunków i wyciągów.

Podczas pracy nad projektami skanowanie dokumentów nie jest ekscytującym sposobem na spędzenie weekendu. Jest nudny i niespełniony, ale obserwowanie, jak twoje stosy dokumentów powoli kurczą się do niczego, sprawia, że ​​jest to warte.

Postanowiłem zeskanować dokumenty w stosach powiązanych ze sobą stron. Epson skanuje do formatu PDF i łączy wiele stron w jeden plik, dzięki czemu mógłbym umieścić tuzin rachunków za ubezpieczenie jednocześnie, a skończyłoby się jednym plikiem zamiast 12 z nich. Po zakończeniu skanowania nadałem każdemu plikowi odpowiednią nazwę ("niebieska tarcza 2012") i upuściłem je do odpowiedniego folderu na dysku twardym. Kiedy wpadłem w rytm, poszło dość szybko - zajęło mi tylko kilka godzin, aby zakończyć skanowanie. Jeśli chcesz używać Evernote do zarządzania swoimi dokumentami, możesz łatwo zaimportować wszystko do notesów po zakończeniu skanowania i części organizacyjnej równania.

Po skanowaniu moja końcowa waga papieru: 4,9 funta około 95 procent oszczędności wagi. To nie jest dosłownie papierowe, ale jest wystarczająco blisko.

4. Na dobre kopnij przyzwyczajenie papieru

Kolejnym i najłatwiejszym krokiem w tym procesie jest rozpoczęcie parowania przychodzącego papieru przychodzącego przez pocztę w USA. Po prostu zaloguj się na swoje strony internetowe banków i dostawców usług komunalnych, gdzie prawdopodobnie będziesz ich prosił o zapisanie się do elektronicznego doręczenia wyciągów lub e-fakturowania. Oczywiście, możesz także użyć swojego banku, aby opłacić rachunki także elektronicznie, usuwając z równania kolejny kawałek papieru.

System e-billingowy lub system płatności za pośrednictwem każdej firmy jest inny, co jest trochę uciążliwe. (Jest to również świetna okazja dla przedsiębiorczego startupu na tyle odważnego, aby ustandaryzować dość niechlujną branżę. Czy ktoś?) Jednak w ostatecznym rozrachunku daje to dużą elastyczność, ponieważ naprawdę nie musisz rejestrować się z jeszcze jedną trzecią dostawca usług do wycinania przychodzących papierowych wyciągów i rachunków.

Po wyjściu z papierowej maszyny, możesz zrobić więcej, aby zminimalizować napływające ładunki papieru.

Teraz, co miałem, to teraz albo w wersji cyfrowej, albo w dół do tej jednej szuflady.

Aby zminimalizować ilość wiadomości-śmieci, zarejestruj się, aby zrezygnować z wcześniejszych ofert kart kredytowych i ubezpieczenia, odwiedzając witrynę OptOutPrescreen.com, prowadzoną przez trzy duże agencje kredytowe. DMAchoice i National Do Not Mail List pomoże Ci pozbyć się niechcianych wiadomości komercyjnych. Podobnie jak w przypadku rejestru Do Not Call, skuteczność listy Do Not Mail będzie się różnić w zależności od zgodności dzwoniących, a wpływ nie jest natychmiastowy.

5. Usługi skanowania poczty przez pocztę elektroniczną zatrzymują zimną gazetę

Earth Class Mail posuwa się o krok dalej, wirtualizując całą fizyczną skrzynkę pocztową. Masz swoją pocztę wysłaną do usługi ECM, a ona wysyła ci skany wszystkiego. Ty decydujesz o tym, co chcesz zachować, wyrzucić do kosza lub przekazać ci fizycznie. Paczki mogą być również przesyłane do Ciebie. Zaprojektowany dla względnie małych operacji biznesowych, usługa kosztuje 20 dolarów miesięcznie za maksymalnie 50 przesyłek pocztowych, a także opłaty za nadwyżkę na twoje przedmioty i za każdą wysyłkę fizyczną, którą wybierzesz.

Skrzynka nadawcza to podobna usługa przeznaczona dla użytkowników indywidualnych zamiast firm; poczta jest odbierana bezpośrednio z twojej skrzynki pocztowej trzy razy w tygodniu. Dzięki Outbox możesz klikać, aby "zrezygnować z subskrypcji" z wiadomości-śmieci i innych niechcianych rzeczy oraz porządkować pocztę w foldery i listy zadań. Podobnie jak w przypadku Earth Class Mail, możesz wybrać fizycznie dostarczoną pocztę na żądanie. Outbox to tylko 5 USD miesięcznie, ale usługa jest obecnie dostępna tylko w Austin i San Francisco.

A co z wszystkimi notatnikami i post-itami na biurku? Cóż, możesz je także wyrzucić, ale jest to bardziej kwestia przekwalifikowania na osobiste zachowanie niż techniczna. Aplikacje do robienia notatek obfitują w telefony, tablety i komputery, a tu właśnie znajduje się narzędzie do przeszukiwania, takie jak Evernote. Microsoft OneNote jest również wart zachodu, a Google Keep oferuje prostotę, jeśli nie potrzebujesz dużo pizzazzu.

Zniesiono olbrzymią wagę

W ciągu kilku dni poszłam z prawie 200 funtów papieru do około 2 GB zeskanowanych plików plus krótki stos pozostałych dokumentów, które można łatwo przechowywać. Zminimalizowałem też przychodzący papier, konwertując na konta internetowe, gdzie to możliwe, i podejmując kroki, aby odeprzeć niechcianą pocztę. Łatwo dostępne narzędzia do skanowania i niektóre przydatne usługi internetowe ułatwiają pracę bez użycia papieru. Weź kilka weekendowych popołudni i wkrótce twoja szafka na dokumenty pojawi się na liście Freecycle razem z moją.