Odpowiedzialność wobec pracowników "w domu" - bez szpiegowania

Od lat jestem pracownikiem pracującym w niepełnym wymiarze godzin. I tak, działa. Dużo. Mimo to słyszę szepty od współpracowników, którzy zastanawiają się, czy po prostu unikam dojeżdżania do pracy, żeby spędzać czas z moją pralnią. Poza tym mamy mamusie, których spotykam w parku w dzień wolny od pracy - tych, którzy twierdzą, że uwielbiają "pracować z domu" (w komplecie z cytatami), ponieważ "daje mi to tyle wolnego czasu."

Oni podając mi złe imię. Ale moim większym zmartwieniem jest to, czy mój szef wie, ile pracy wykonuję.

Praca w domu. Praca zdalna. Telepraca. Bez względu na to, jak to nazwiesz, praca z dowolnego miejsca poza biurem Twojej firmy ostatnio zyskała zły rap. W związku z tym, że Marissa Mayer, CEO Yahoo wprowadzając zakaz praktyk, a Best Buy ustanowiła surowe ograniczenia w polityce pracy z domu, wiadomości były negatywne zarówno dla menedżerów, jak i pracowników, którzy korzystają z elastyczności, jaką może zaoferować telepraca.

[Czytaj dalej: najlepsze usługi transmisji telewizyjnej]

Telepracownicy i szefowie, którzy nas zatrudniają, nabierają serca. W dzisiejszych czasach telepraca jest łatwiejsza niż kiedykolwiek, w dużej mierze dzięki wielu darmowym i niedrogim produktom, które pomagają utrzymać zdalnych pracowników wydajnymi, odpowiedzialnymi i w kontakcie. Większość narzędzi jest tak opłacalna i łatwa w obsłudze, że nawet najmniejsze małe firmy mogą na nich polegać.

Nie kupuj złych ust

Elastyczne ustalenia dotyczące pracy rozwijają się od czasu pojawienia się szybkiego Internetu, a oni zyskali kolejną energię wraz z pojawieniem się smartfona. Czasami planowanie wiąże się z zezwoleniem pracownikom na miejscu pracy z domu przez jeden lub dwa dni w tygodniu; ale często firmy zatrudniają pracowników mieszkających w odległych stanach i różnych strefach czasowych. Niestety, nowa polityka telekomunikacyjna Yahoo, która ma wejść w życie w czerwcu, rzuca te ustalenia w złym świetle.

Większość pracowników startupu firmy Ordr.in pracuje w tym samym biurze, razem z kontrahentami i stażystami. Właściwe oprogramowanie utrzymuje zdalny personel w pętli i na równych zasadach.

Mayer podjął decyzję po sprawdzeniu dzienników VPN firmy, aby zobaczyć, jak często zalogowali się zdalni pracownicy. Najwyraźniej nie spodobało jej się to, co zobaczyła. Wynikające z tego podniecenie medialne dodaje się do ognia dla tych, którzy uważają, że pracownicy pracujący w domu nie pracują uczciwie.

Zła prasa nie powinna jednak zakończyć telepracy dla wszystkich. Rozmawialiśmy z kilkoma dyrektorami generalnymi, menedżerami ds. Zasobów ludzkich i informatykami w małych i średnich firmach, aby dowiedzieć się, co robią, aby zapewnić, że ich zdalni pracownicy faktycznie pracują. Wszyscy, z którymi przeprowadziliśmy wywiady, zgadzają się: Porozumienie dla pracowników zdalnych może uszczęśliwić zarówno pracodawców, jak i pracowników. Ustalenia dotyczące pracy z domu mogą także zmaksymalizować czas pracy i zaoszczędzić pieniądze. Co więcej, firmy mogą monitorować pracę zdalną bez sprawdzania dziennika VPN.

"W dużej firmie dyrektor generalny ma za zadanie śledzenie działań dziesiątków tysięcy pracowników, a sprawdzanie dzienników VPN jest całkowicie racjonalnym sposobem na rozpocznij ten proces ", mówi David Bloom, dyrektor generalny startupu technologicznego Ordr.in, który zarządza zespołem pięciu pracowników, z których jeden działa zdalnie. "Ale jeśli robisz to dla swojej małej firmy, już przegrałeś. Straciłeś zaufanie. W małej firmie dyrektor generalny powinien mieć znacznie bardziej osobiste i interaktywne relacje z pracownikami. Powinieneś mieć zainstalowany system, aby wiedzieć, że wykonuje on swoją pracę, bez patrzenia na logi serwera. "

Rozmowa twarzą w twarz

Bloom twierdzi, że opiera się głównie na codziennych rozmowach wideo prowadzonych przez bezpłatna usługa czatu wideo Google Hangouts. "Wszyscy logują się przez 15 minut każdego ranka, więc możemy porozmawiać o tym, co osiągnęliśmy i nad czym pracujemy. Mamy pięciu pracowników, a czterech z nas jest w tym samym miejscu, ale wszyscy logujemy się osobno. To pozwala nam na spotkanie twarzą w twarz, gdzie wszyscy są równi. To nie nasza czwórka siedzi w jednym miejscu, a nasz kolega siedzi gdzie indziej. "

Przybycie do tego systemu nie było jednak łatwe. Bloom twierdzi, że próbował codziennych wymian e-mailowych, cotygodniowych spotkań i cotygodniowych raportów od CEO i CTO, zanim zdał sobie sprawę, że szybkie, codzienne spotkanie twarzą w twarz (choć w zasadzie tak) było najlepszą drogą dla pracowników Ordr.in do dotknięcia baza. Porozumienie utrzymuje wszystkich swoich pracowników odpowiedzialnych za ich pracę.

Oprócz prowadzenia codziennych spotkań, Ordr.in używa oprogramowania do zarządzania zadaniami Asana, które jest bezpłatne dla zespołów składających się z maksymalnie 29 członków. Oprogramowanie kosztuje 100 $ miesięcznie dla zespołów, które mają od 30 do 50 członków, a ceny idą dalej.

GoToMeeting i konfiguracja z dwoma monitorami Pomoc Dyrektor ds. Finansów i operacji HiringThing Jess Tejani pracuje z domu w Zatoce San Francisco Obszar

Josh Siler, założyciel i dyrektor techniczny HiringThing, który tworzy oprogramowanie dla firm, które chcą publikować oferty pracy w Internecie, również uważa, że ​​wirtualny kontakt twarzą w twarz jest jednym z najlepszych narzędzi do zarządzania zdalnymi pracownikami. Od samego początku założył firmę HiringThing jako wirtualną firmę, a jej sześciu pracowników mieszka w różnych miejscach na zachodnim wybrzeżu.

"Używamy GoToMeeting do wideokonferencji trzy razy w tygodniu" - mówi Siler. "Możliwość zobaczenia czyjejś twarzy robi wielką różnicę." I to nie kosztuje wiele: GoToMeeting, który pozwala ci przeprowadzać konferencje wideo o wysokiej rozdzielczości, do których uczestnicy mogą przyłączyć się z komputera lub urządzenia mobilnego, zaczyna się od 49 $ za miesiąc na nielimitowane spotkania do 25 uczestników.

Siler mówi, że wirtualne biuro, które utworzył w HiringThing, było skuteczne. Zauważa, że ​​firma polega w dużej mierze na bezpłatnych rozmowach telefonicznych i wideokonferencjach ze Skype, a także na czacie 37 Signals "Campfire", które zaczyna się od 12 $ miesięcznie za podstawowy abonament obejmujący 12 użytkowników i oferujący 1 GB pamięci masowej. HiringThing wykorzystuje również aplikacje Gmail i Kalendarz Google dla firm, które zaczynają się od 5 USD za użytkownika miesięcznie, oraz GitHub, który oferuje narzędzia online do tworzenia oprogramowania. GitHub jest darmowy dla użytkowników open-source i zaczyna się od 7 $ miesięcznie dla wszystkich innych programistów.

Ale tak samo ważne jak produkty HiringThing to kultura firmy, która pojawiła się, mówi Siler. "Opieramy się na zaufaniu, a my nie mikronimy naszych pracowników. Oceniamy wszystkich na podstawie ich wyników. Każdy może uczynić swój harmonogram elastycznym, o ile spełni swoje zobowiązania wobec współpracowników "- mówi. "Nasi pracownicy wiedzą, że ich wydajność jest ważna i rozmawiamy o tym regularnie."

Zebranie w wirtualnym chłodnicy wodnej

Peter Kirwan, Jr., CEO i współzałożyciel Collexion, online Przygotowując się do uruchomienia witryny dla kolekcjonerów, używa także Skype'a na 65-calowym telewizorze, aby pozostać w kontakcie z pracownikami zdalnymi, w niektórych przypadkach tysiące kilometrów od centrali firmy w San Diego. Kirwan również opiera się na e-mailu i kalendarzu Google Apps, darmowym narzędziu do projektowania Google Drive do udostępniania plików, Skype i Smartsheet, które są dostępne od 16 USD miesięcznie. Współzałożyciel i współzałożyciel Collexion, Doug Taylor, zgadzają się, że używane przez nich wiki, Confluence Atlassiana - dostępne z licencją Starter (dla dziesięciu lub mniej użytkowników) za 10 USD miesięcznie - jest kluczem do sukcesu ze zdalnymi pracownikami.

Dziennik Collexion korzystanie ze Skype'a na stojąco i 65-calowy telewizor z wbudowanym aparatem fotograficznym, dzięki czemu zdalni i wewnętrzni pracownicy mogą znajdować się na tej samej stronie.

"Dzięki sieciom społecznościowym ludzie stają się bardziej skuteczni w wyrażaniu małych myśli w Internecie, "Taylor mówi. "Wiki pozwala im wyrażać się w ten sposób i pozwala ludziom podsłuchiwać rozmowę i utrzymywać ją w ruchu. Tworzy również odpowiedzialność, ponieważ wiemy, kiedy ktoś coś powiedział, jeśli jest napisane na wiki. "

Dla Collexion ważne jest również oprogramowanie do zarządzania zadaniami Asany (ten sam program, który jest używany w Ordr.in.), które pozwala pracownikom tworzyć i przydzielaj zadania innym - nawet szefowi. "Może to być trudne dla niektórych osób, ale pracowaliśmy nad stworzeniem kultury od góry do dołu, gdzie można wysłać zadanie do szefa. Nie chcemy, aby ludzie wysyłali e-maile, chcemy, żeby wysyłali zadania "- mówi Kirwan. Dodaje, że zdolność programu do zezwalania na komentarze na temat zadań pomaga w utrzymaniu odpowiedzialności wszystkich.

Tworzenie właściwej (wirtualnej) atmosfery

Podczas gdy wszystkie te narzędzia i produkty mogą utrzymywać zdalnych pracowników w kontakcie i odpowiedzialności, wszyscy, z którymi rozmawialiśmy na ten artykuł, zgadzają się, że żadne narzędzie nie jest warte wiele, jeśli Twoja firma nie ma odpowiedniego nastawienia i kultury do przyjmowania zdalnych pracowników. I niektórzy ludzie w ogóle nie polegają na technologii.

"Jestem zwolennikiem ruchu ROWE [tylko wyniki pracy]. Chodzi o to, aby traktować swoich pracowników jak dorosłych i pozwalać im na zarządzanie własnym czasem "- mówi Ben Eubanks, menedżer HR w Pinnacle Solutions, 70-osobowym usługodawcy inżynieryjno-szkoleniowym z Huntsville w stanie Alabama. Ze względu na swoją pracę jako wykonawca rządowy, Pinnacle Solutions obecnie zarządza większą liczbą pracowników zlokalizowanych poza macierzystym biurem niż w nim bazującym, ale Eubanks mówi, że Pinnacle nie używa żadnych konkretnych produktów technologicznych, aby upewnić się, że wykonują swoją pracę.

"Prowadzimy rygorystyczny proces rekrutacji i rygorystycznie monitorujemy ludzi, którzy spełniają nasze podstawowe wartości, które komunikujemy wcześnie i często. Kilka razy natknęliśmy się na ludzi, którzy nie potrafią sobie poradzić z wolnością - ludzie, którzy chcą pracować bez pracy. Ale możemy stwierdzić, kiedy nie dotrzymują terminów, a my zaczynamy proces, aby znaleźć kogoś, kto może ", mówi Eubanks. "Wszystko to wraca do naszych podstawowych wartości i naszej zdolności do komunikowania się z nimi."

Komunikacja jest kluczowa, niezależnie od tego, czy zarządzasz 2 lub 222 osobami. I możesz znaleźć mnóstwo produktów zaprojektowanych, aby pomóc ci utrzymać każdego na zadanie - bez zmuszania cię do gry w taskmaster.