Jak tworzyć reguły w oparciu o tematy e-mail w programie Outlook 2013

Czy korzystasz z MS Outlook jako klienta poczty elektronicznej? Czy używasz go tylko w celu wysyłania i odbierania wiadomości e-mail? Czy wiesz, że możesz wykorzystać go do innych celów, takich jak organizowanie list rzeczy do zrobienia i przypomnienie o zadaniach?

Cóż, robię dużo więcej z moimi. Używam go jako automatycznego replikatora poczty e-mail jako narzędzia do porządkowania wiadomości e-mail i wielu innych. Jednym z moich ulubionych jest używanie MS Outlook do przeprowadzania ankiet. Klient może pięknie i automatycznie uporządkować statystyki ankiety e-mail. Właściwie sztuczka potrzebna do wykonania tego może być zastosowana w wielu innych przypadkach. Mówimy o tworzeniu reguł dla e-maili na podstawie ich linii tematycznych.

Kontynuujmy z przykładem badania. Powiedzmy, że jesteś w organizacji i masz wysłać zaproszenie na imprezę masową do pracowników, zbierając dane o tym, ile osób chce wziąć udział. Jest to łatwe, wystarczy dodać przycisk głosowania i poprosić odbiorców, aby odpowiedzieli tak lub nie, klikając przycisk głosowania.

Uwaga: Nasz samouczek jest oparty na MS Outlook 2013. Jednak konfiguracja dotyczy również niższych wersji. Jedyną różnicą byłby interfejs użytkownika.

Teraz problemem jest zbieranie statystyk. Czy zamierzasz przewijać swoją skrzynkę odbiorczą i liczyć każdą odpowiedź i segregować ręcznie Tak i Nie ? Są lepsze sposoby; pokażemy ci jedną.

Wyślę wiadomość e-mail z tematem Oddaj głos i przycisk głosowania, za pomocą którego można odpowiedzieć Tak lub Nie. Kliknij opcję Użyj przycisków głosowania, aby wstawić przyciski.

Przed wysłaniem skonfiguruję narzędzie, aby móc słuchać odpowiedzi i zliczać statystyki samodzielnie. Oto, co muszę skonfigurować.

Tworzenie folderów statystycznych

Przejdź do skrzynki odbiorczej, w lewym okienku, kliknij ją prawym przyciskiem myszy i utwórz nowy folder. Nazwałbym to Głosowałem Tak.

Podobnie, stworzyłbym inny o nazwie Voted No. Wynik pokazano na poniższym obrazku.

Utwórz reguły słuchacza

Teraz muszę utworzyć reguły, aby program Outlook mógł stosować reguły do ​​wiadomości w momencie ich nadejścia i przesuwać je do odpowiednich folderów. Postępuj zgodnie z instrukcjami, aby utworzyć reguły.

Krok 1: Przejdź do karty Strona główna. W sekcji Przenieś najedź kursorem na Reguły, a następnie kliknij Zarządzaj regułami i alertami.

Krok 2: Zacznij od kliknięcia Nowa reguła.

Krok 3: W Kreatorze reguł zacznij od pustej reguły, wybierając opcję Zastosuj reguły dla otrzymywanych wiadomości. Kliknij Dalej.

Krok 4: Wybierz warunek. Najlepszym sposobem jest użycie określonych słów w temacie. Możesz wybrać więcej warunków.

Krok 5: W dolnym panelu tego samego okna kliknij określone słowa. Dodaj szukany ciąg jako Tak: Rzuć swój głos. Kliknij Dalej.

Krok 6: Wybierz akcję. Pożądaną intencją w odpowiedzi przychodzącej jest przeniesienie jej do określonego folderu.

Krok 7: W dolnym panelu tego samego okna kliknij określone. Teraz wybierz folder Voted Tak i kliknij OK.

Krok 8: Wracając do Kreatora reguł, kliknij Zakończ. Ponownie wykonaj kroki od 2 do 7. Tym razem z ciągiem wyszukiwania (krok 5) jako Nie: oddaj swój głos i folder (krok 7) jako głosowany nr.

to jest to! Wróć do wiadomości e-mail, która jest w wersji roboczej, dodaj listę odbiorców i Wyślij. Po otrzymaniu odpowiedzi wystarczy sprawdzić liczbę w każdym folderze.

Uwaga: Jak wspomniano wcześniej, reguła jest oparta na temacie wiadomości e-mail. Odpowiedź poprzedziłaby głosowaną odpowiedź na temat. I dlatego zasady są dostosowane w ten sposób. Używając opcji głosowania, zasady będą się różnić.

Czy to brzmi interesująco? Czy to oznacza również dużo mniejszej pracy? Wypróbuj go i daj nam znać, jak to działa.