Jak tworzyć szablony e-mail w Gmailu i Outlook

Moje ostatnie miesiące z Microsoft Outlook i Lotus Notes były dość interesujące. Nigdy nie byłem fanem stacjonarnych klientów poczty elektronicznej, ale kiedy zacząłem korzystać z tych aplikacji, nigdy nie mogłem wrócić. Jedną z najbardziej przydatnych funkcji udostępnianych przez tych klientów jest możliwość tworzenia szablonów wiadomości e-mail, znanych również jako artykuły papiernicze, które mogą wysyłać codzienne wiadomości e-mail, w których zbyt wiele treści wiadomości e-mail jest tak samo szybkich. Niezależnie od tego, czy jest to codzienny raport, czy tylko e-mail potwierdzający, gotowy szablon może zaoszczędzić wiele czasu.

Widziałem, jak ludzie przeszukują folder Wysłane w poszukiwaniu wiadomości e-mail, a następnie przesyłają je po edycji. Praktycznie rzecz biorąc, działa to lepiej niż przekomponowanie całej wiadomości e-mail z pamięci, ale zmiana wiersza tematu i edycja adresu może zająć trochę czasu.

Szanse na błędy zwiększają się także w przypadku pracy ręcznej. Aby poprawić sytuację, sugeruję użycie rozszerzenia dla Chrome o nazwie Gorgias Email templates, które może pomóc w tworzeniu i korzystaniu z szablonów e-mail na Gmailu, Yahoo, Outlook i innych popularnych klientach poczty e-mail.

Pierwsze kroki z Gorgiasem

Po zainstalowaniu rozszerzenia kliknij ikonę na pasku rozszerzeń, aby otworzyć stronę konfiguracji.

Gorgias posiada 4 domyślne szablony, które dają podstawowe wyobrażenie o tym, co można zrobić z rozszerzeniem. Aby utworzyć nowy szablon, kliknij przycisk Nowy szablon i zacznij od nadania mu nazwy. Następnie możesz rozpocząć wpisywanie treści wiadomości e-mail w polu Zawartość szablonu. Jeśli chcesz dodać pole tematu również w szablonie, kliknij pola konfiguracyjne i zaznacz opcję Temat.

Funkcje szablonów e-mail Gorgias

Prawdziwa siła rozszerzenia polega na możliwości użycia zmiennych podczas wypełniania szablonu. Załóżmy, że musisz automatycznie wypełnić imię i nazwisko osoby. W takim przypadku kliknij przycisk Wstaw zmienną i wybierz opcję Do: Imię. Po wstawieniu szablonu rozszerzenie automatycznie wypełni te nazwy zmiennych z danych kontaktowych wiadomości e-mail i ułatwi tworzenie podobnych wiadomości e-mail dla różnych kontaktów.

Inną interesującą funkcją jest skrót tekstowy i za pomocą tej konkretnej opcji można uruchomić szablon za pomocą klawisza tab.

Po utworzeniu kilku szablonów nadszedł czas, aby wstawić jeden do wiadomości e-mail. Otwórz okno tworzenia Gmaila, a zauważysz przycisk Gorgiasa po prawej stronie. Rozszerzenie wyświetli listę wszystkich zapisanych szablonów, a jedno kliknięcie wstawi je do treści wiadomości e-mail. Możesz także użyć skrótu tekstowego i nacisnąć przycisk zakładki, aby poprawić sytuację.

Fajna wskazówka: Prześlij wysłaną wiadomość e-mail i kliknij prawym przyciskiem myszy okno tworzenia, aby utworzyć szablon z istniejących wiadomości e-mail. Czy to nie fajne?

Bezpłatna wersja rozszerzenia ogranicza szablony do jednego urządzenia i nie ma możliwości zsynchronizowania szablonów przy użyciu konta online.

Jeśli masz dwa lub więcej urządzeń, nad którymi pracujesz, będziesz musiał tworzyć szablony indywidualnie w każdym systemie, chyba że kupisz płatną aplikację. Ponadto istnieje ryzyko utraty danych w przypadku odinstalowania Chrome lub rozszerzenia albo ponownej instalacji systemu Windows. Ale za 4, 99 USD miesięcznie można uzyskać funkcję synchronizacji z udostępnianiem szablonów zespołu.

Wniosek

Gorgias to niesamowita aplikacja, jeśli codziennie pracujesz nad podobnymi wiadomościami e-mail. Dałem mu już 5 gwiazdek w sklepie Chrome. Skontaktowałem się również z programistami, aby dodać kilka dodatkowych zmiennych w szablonach, takich jak godzina i data. Wypróbuj już dziś i podziel się z nami swoimi opiniami.