Jak tworzyć i zarządzać regułami w programie Outlook Webmail

Zarządzanie wiadomościami e-mail jest trudnym zadaniem. Od odpowiadania na wiadomości e-mail na czas i dodawania przypomnień do podstawowych wiadomości e-mail, jest wiele rzeczy, które rywalizują o naszą uwagę. Ponadto horda wiadomości spamowych zaśmiecających skrzynkę odbiorczą zwiększa ból głowy. Ostatecznie niezorganizowana skrzynka pocztowa utrudnia znalezienie ważnych wiadomości e-mail.

Tak, zarządzanie pocztą e-mail to trudny biznes, ale na szczęście można go uprościć dzięki regułom. Outlook 365 Webmail obsługuje wiele reguł, które umożliwiają przesyłanie wiadomości e-mail do określonego folderu. Możesz natychmiast usunąć wiadomości e-mail od określonego nadawcy. Brzmi fajnie, prawda?

Zanim zaczniemy, szybko przejrzyjmy, jak działają reguły e-mail.

Jak działają zasady

Zasady są sposobem na uzyskanie czystej i zorganizowanej skrzynki odbiorczej. Typowa reguła składa się z wyzwalacza, akcji i wyjątku. Po wyzwoleniu reguły uruchamia akcję, taką jak usunięcie wiadomości e-mail, dodanie jej do folderu lub przekazanie jej na inne konto.

Jeśli chodzi o reguły, program Outlook 365 ma wiele opcji, zarówno akcji, jak i warunków. Możesz dopasować temat lub wybrać konkretny adres lub ręcznie wybrać nazwę nadawcy.

A najlepsze jest to, że możesz dodać tyle warunków, ile chcesz. Wszystko, co musisz zrobić, to wybrać odpowiednie warunki.

To samo dotyczy działań - wybory są obfite. Więc wszystko, co musisz zrobić, to utworzyć regułę, wybrać warunek przetwarzania większej liczby reguł, a następnie bingo!

Teraz, gdy ustaliliśmy, jak działają reguły, zobaczmy, jak je tworzyć.

Również w Technice przewodniej

Jak przestać otrzymywać wiadomości e-mail z Twittera

Jak utworzyć reguły w programie Outlook 365

Krok 1: Otwórz program Outlook i kliknij ikonę Ustawienia w prawym górnym rogu. Następnie kliknij Wyświetl wszystkie ustawienia programu Outlook na dole.

Krok 2: Wybierz E-mail z lewego panelu, a następnie wybierz Reguły. Teraz dotknij opcji Dodaj nowe reguły i nadaj nazwę nowej regule.

Jeśli wybierzesz warunki Ludzie, musisz wprowadzić odpowiednie adresy. Jeśli chodzi o przedmioty, musisz dodać dokładne słowa kluczowe.

Krok 3: Po wyzerowaniu warunku nadszedł czas na dodanie akcji. Akcja stanowi to, co chcesz zrobić z e-mailami spełniającymi powyższe warunki.

W tej chwili Outlook 365 webmail pozwala na przesyłanie dalej, usuwanie, przypinanie e-maili, między innymi.

Krok 4: Czy chcesz, aby reguła e-mail nie była uruchamiana czasami? Jeśli tak, kliknij Dodaj wyjątek i wprowadź wymagany warunek.

Następnie kliknij Zapisz. Tam utworzyłeś regułę e-mail.

Uwaga: W przeciwieństwie do innych klientów poczty e-mail, takich jak Gmail, nowa reguła e-mail dotyczy wiadomości otrzymanych po utworzeniu reguły. Nie będzie działać na starych wiadomościach.

Również w Technice przewodniej

#e-mail

Kliknij tutaj, aby zobaczyć naszą stronę z artykułami e-mail

Kiedy używać Zatrzymaj przetwarzanie większej ilości reguł?

Podczas tworzenia reguł musisz zauważyć pole wyboru Stop Processing More Rule. Ta opcja ma zastosowanie, jeśli masz kilka reguł w swojej skrzynce odbiorczej, które mogą dotyczyć pojedynczej wiadomości.

Załóżmy na przykład, że masz regułę A, która przenosi wszystkie biuletyny z Techniki przewodniej do folderu o nazwie GT NL i kolejną regułę B, która przekazuje wszystkie wiadomości e-mail ze słowem kluczowym „Android” na drugie konto e-mail.

W tym scenariuszu nie chcesz, aby Reguła B działała po pomyślnym wykonaniu reguły A. To wtedy na ekranie pojawi się opcja Zatrzymaj przetwarzanie większej liczby reguł. Po spełnieniu określonego warunku zatrzymuje wykonywanie kolejnych reguł.

W tym celu musisz się upewnić, że priorytet reguł jest odpowiednio ustawiony, co zobaczymy w następnym punkcie.

Edycja i zarządzanie regułami w programie Outlook 365

W programie Outlook 365 reguły działają zgodnie z kolejnością w tabeli. Na szczęście zamówienie nie jest stałe i możesz zmienić priorytet.

Aby to zrobić, kliknij strzałki w górę iw dół. Aby edytować regułę, kliknij ikonę Edytuj i wprowadź zmiany. Nie zapomnij ich zapisać!

Wskazówki dotyczące premii: Inteligentne zarządzanie wiadomościami e-mail

1. Sweep Emails

Sweep to kolejny sposób na czystszą skrzynkę odbiorczą. Podobnie jak reguły, ten pozwala automatycznie usuwać wszystkie wiadomości e-mail od określonego nadawcy.

To nie tylko usuwa wiadomości e-mail. Możesz usunąć wiadomości e-mail lub zachować najnowszy e-mail w łańcuchu.

Zamiana wiadomości e-mail jest bardzo prosta. Po prostu otwórz wiadomość, która ci przeszkadza, a następnie stuknij ikonę Sweep na górze.

Następnie wybierz opcje z listy rozwijanej. Drugi jest najlepszy, ponieważ tworzy regułę automatycznie. Po zakończeniu naciśnij Zapisz.

Uwaga: Opcja Sweep w folderach Wysłane elementy, Wersje robocze, Wiadomości-śmieci i Elementy usunięte.

Również w Technice przewodniej

Top 15 Cool Outlook na iOS Porady, aby używać go jak profesjonalisty

2. Blokuj nadawców i domeny

Oprócz powyższego, możesz całkowicie zablokować niektórych nadawców i domeny. Wystarczy przejść do sekcji Wiadomości-śmieci, kliknąć Dodaj i wprowadzić adresy e-mail lub nazwę domeny.

Jednocześnie możesz także dodawać bezpiecznych nadawców i domeny. Ta opcja zapewnia, że ​​ważne wiadomości e-mail (lub e-maile od ważnych osób) nie trafią do folderu śmieci.

Wystarczy dotknąć Dodaj i dodać nazwę domeny lub adresy e-mail.

Witaj, mądrzejsza skrzynka odbiorcza!

W ten sposób możesz tworzyć i zarządzać regułami i utrzymywać swoją skrzynkę odbiorczą w czystości przed całym bezsensownym bałaganem. Przecież nie możemy sobie pozwolić na przegapienie ważnych wiadomości e-mail, prawda?

Jeśli korzystasz z interesujących reguł, które chcesz udostępnić, wspomnij o nich w sekcji komentarzy poniżej.

Następna w górę: chcesz pozbyć się niechcianych biuletynów ze swojej skrzynki pocztowej? Następujący post pokaże Ci, jak to zrobić.