Biuro bez papieru wciąż nas nie interesuje

Od zarania komputerów osobistych przewidywano całkowicie cyfrową przyszłość, w której papier był mały, ale odległym wspomnieniem. Dziesięć lat później wydaje się, że poczyniliśmy postępy w kierunku "biura bez papieru", ale wizja utopijna wciąż jest bardzo odległa.

Adobe, który w 2011 r. Kupił firmę podpisu elektronicznego Echosign, przeprowadził badanie, aby dowiedzieć się, jak wszystko idzie na drogę do przyszłości naszych dokumentów w pełni cyfrowych. Badanie opiera się na danych zebranych w ankiecie internetowej wśród 1051 amerykańskich menedżerów, którzy opracowują, przesyłają lub podpisują umowy i porozumienia w małych, średnich i dużych firmach.

Raport "Papier: zagrożony gatunek?" odkrywa interesujące wyniki. Niewiele ponad połowa respondentów, 51 procent, sądzi, że cyfrowy obieg dokumentów ułatwia przechowywanie i zarządzanie dokumentami, a 61 procent twierdzi, że praca przy cyfrowym cięciu kosztów. Prawie jedna trzecia uważa, że ​​cyfrowy przepływ pracy daje im przewagę i pomaga im wygrać biznes.

Uczciwie. Patrząc na infografikę od Adobe, te liczby idą w dobrym kierunku - choć nie tak mocno, jak oczekiwałbym po dziesięcioleciach obietnicy biura bez papieru. Następnie dochodzimy do umów. Wyniki ankiety są niemal jednomyślne (98

Adobe infographic podkreśla wyniki badania procent), że rzeczywiste kontrakty lub dokumenty prawne są nadal wykonywane przy użyciu papieru - mimo że prawie trzy czwarte uważa, że ​​życie byłoby łatwiejsze, gdyby umowy zostały wykonane cyfrowo.

Jako niezależny analityk i konsultant mogę ręczyć za fakt, że większość firm wciąż polega na papierze. Byłem po obu stronach podziału papier-kontra-cyfrowy i mogę powiedzieć z doświadczenia, że ​​kontrakty cyfrowe są znacznie bardziej wydajne.), Że rzeczywiste kontrakty lub dokumenty prawne są nadal wykonywane przy użyciu papieru, mimo że prawie trzy czwarte uważa życie byłoby łatwiejsze, gdyby umowy były wykonywane cyfrowo.

Zazwyczaj, gdy zgadzam się na pracę z klientem, wysyłam trochę szkicu językowego, aby użyć go jako umowy. Klient następnie wypełnia wszystkie brakujące szczegóły i odsyła dokument - ogólnie w formie pliku PDF. Następnie muszę wydrukować plik PDF, aby go podpisać i przeskanować podpisany dokument, aby móc go zwrócić do klienta. Następnie klient musi wydrukować podpisaną wersję i podpisać ją samodzielnie, aby móc ją zeskanować i zwrócić mi wypełnioną umowę. To żmudny proces, który marnuje papier na obu końcach.

Pracowałem również z klientami, którzy używają narzędzia do cyfrowego podpisu. Otrzymałem wiadomość e-mail z linkiem do "podpisania" dokumentu. Podpisałem umowę cyfrowo, a my skończymy i jesteśmy gotowi zrobić interesy. Bez musów, bez zamieszania i bez zmarnowanego papieru.

Banki są jednym z najgorszych przestępców. Kiedy kupiłem mój samochód, a kiedy kupiłem mój dom, używano ryz papieru. Chcieli nawet użyć jakiejś archaicznej rzeczy zwanej faksem (spójrz na Wikipedia). Podpisałem i podpisałem wystarczającą ilość papieru, żeby usunąć mały las tylko po to, by sfinalizować transakcje.

Biuro bez papieru? Robimy powolne postępy w tym kierunku, ale daleko nam do osiągnięcia marzenia utopijnego.